Reisevorbereitung in Notion

Sind Urlaubsplanung und Reisevorbereitung Projekte? Eindeutig ja!

Gerade wenn man Campingurlaub macht, gibt es sehr viele Dinge, an die man denken muss und die organisiert und eingepackt werden müssen. Dass man sich mit Camping das ganze Jahr, auch außerhalb des eigentlichen Urlaubs, beschäftigten kann ist ja einer der Gründe, warum Camping so toll ist (die anderen Gründe liest du hier).

Warum ich inzwischen für das Projekt “Reisevorbereitung” Notion nutze und wie ich damit die Reiseplanung und -vorbereitung organisieren, verrate ich dir in diesem Artikel.

Notion ist übrigens kostenlos downloadbar und nutzbar. Das kannst du hier tun.

Vorteile einer schriftlichen Reisevorbereitung

• Sie verschafft einen Überblick. Man sieht, welche Dinge erledigt werden müssen und kann sie so frühzeitig einplanen.
• Sie reduziert Mental-Load. Erledigungen können abgegeben werden. Wenn es aufgeschrieben ist und nicht nur im eigenen Kopf, kann es leichter jemand anderem übertragen werden.
• Sie spart Denkarbeit. Viele Dinge sind vor jedem Urlaub gleich. Wenn man sie einmal aufgeschrieben hat und danach nur noch optimiert, muss man sich nicht jedes Mal neu den Kopf darüber zerbrechen, ob an alles gedacht wurde.

Vorteile einer Reisevorbereitung in Notion

• Notion ist individuell. Jeder kann es nach ein bisschen Einarbeitungszeit nutzen und es auf seine eigenen Bedürfnisse anpassen.
• Notion ist auf PC /Mac und Handy nutzbar und synchronisiert. So kann ich auch unterwegs Eintragungen in der App machen.
• Seiten können gemeinsam bearbeitet werden. Dem/der Partner:in oder Reisebegleitung kann die Seite geteilt werden, so dass mitgelesen oder auch Bearbeitungen gemacht werden können.
• Es macht Spaß 😃 man muss natürlich schon eine gewisse Affinität zu Onlinetools und Spaß am organisieren haben. Aber Notion ist wirklich extrem nutzerfreundlich, so dass die Arbeit darin wirklich Spaß macht – gerade, wenn das Thema Reisen ist, steigert das die Freude direkt doppelt.

Was ist Notion eigentlich und was hat das mit Urlaub zu tun?

Notion ist ein Projektmanagement-Tool mit wahnsinnig vielen Anwendungsmöglichkeiten. Man kann Texte schreiben, Tabellen anlegen, Checklisten pflegen und vieles mehr. Im Business-Umfeld erleichtert es vor allem die Zusammenarbeit im Team.

Im privaten Bereich kann es helfen, zwischen tausend To-Dos und Erledigungen den Überblick zu behalten. Auch ein Hobby oder eine Selbständigkeit können mit Notion prima organisiert werde (zum Beispiel die Content-Planung für einen Blog). Ich nutze Notion sowohl für die Organisation privater Ereignisse (z.B. Weihnachten oder Einschulung) als auch für alles rund um “Vier im Bus”.

Und eines meiner Projekte in Notion ist eben auch unsere Urlaubsplanung. Ich habe vor einem größeren Campingurlaub immer sehr viele Dinge im Kopf (hier mal eine Auswahl):

• Was muss ich noch an passenden Klamotten für die Kinder besorgen?
• Wer kümmert sich um die Katze, wenn wir weg sind?
• Brauchen wir noch Camping-Ausrüstung – ging vielleicht beim letzten Mal etwas kaputt?
• Wollen wir noch etwas optimieren am Bus? Muss er vielleicht sogar nochmal in die Werkstatt?
• Welche Spielsachen packe ich für die Kinder ein?
• Was wird mein DIY-Projekt im Urlaub?
• Was sollen wir an Lebensmitteln kaufen, die wir schon mitnehmen?

und so weiter und so fort …

Wenn du an dieser Stelle denkst: “Was ist denn hier los? Ich setz mich einfach in meinen Camper, fahr los und lass alles auf mich zukommen” und dich auch die Vorteile einer schriftlichen Reisevorbereitung nicht überzeugt haben, dann brauchst du hier nicht weiter lesen 🙂

Aber alle anderen, deren Kopf vor einem Urlaub genau so voll ist wie meiner, die neben Job, Haushalt, Kindern und Familienleben nun auch die Urlaubsvorbereitung in den Griff bekommen müssen: lest einfach weiter und nehmt euch ein bisschen Inspiration mit, um den nächsten Urlaub mit dem entspannten Gefühlt, alles perfekt vorbereitet zu haben, zu beginnen.

Welche Inhalte umfasst die Reiseplanung?

Viele Fragen, die bei der Planung der Urlaubsreise aufkommen, habe ich oben schon aufgeschrieben. Damit sie einen nicht verrückt machen, ist es sinnvoll sie zu kategorisieren und damit in eine Ordnung zu bringen.

Ich nutze diese Kategorien für meine Reiseplanung in Notion:

• Reiseablauf & Organisatorisches

In diese Kategorie kommen organisatorische Dinge, wie zum Beispiel die genauen Reisedaten, reservierte Campingplätze, gebuchte Fähren, Züge oder Flüge. Aber auch Informationen, die unser Zuhause betreffen, z.B. wer wann die Katze füttert oder ob die Kinder irgendwo abgemeldet werden müssen.

• To-Buy-List

Hier wird aufgeschrieben, welche Dinge wir vor Reisebeginn noch kaufen bzw. besorgen müssen? Das können Klamotten für die Kinder, Lebensmittel, Hygieneartikel oder auch Ausrüstungsgegenstände fürs Camping sein.

• To-Do-List

Das ist die Liste mit Dingen, die für oder vor dem Urlaub noch erledigt werden muss. Müssen wir noch Übernachtungsplätze buchen? Brauchen wir noch einen Katzensitter? Aber auch so “selbstverständliche” Dinge wie Klamotten packen, Camper einräumen, Lebensmittel einpacken werden hier aufgelistet, damit der Arbeitsschritt sichtbar wird.

• To-Build-List

Wenn wir Ausbauten oder Verbesserungen am Bus geplant haben, liste ich das in dieser Kategorie auf.

• Aktivitäten am Urlaubsort/auf der Reise

Welche Dinge wollen wir im Urlaub erleben? Ich stöbere vor der Reise online oder in Reiseführer nach Aktivitäten, Sehenswürdigkeiten und Highlights, die wir am Urlaubsort machen und besichtigen können. Dafür speichere ich dann auch oft Blogartikel, die Informationen über das Ziel bereit halten. Ebenso kann man auch schon Öffnungszeiten und Adressen recherchieren.

• Checklisten

Es gibt Listen, die ich für jeden Urlaub nutze und immer weiter optimiere bzw. an die jeweiligen Bedürfnisse anpasse. Ich habe folgende Listen abgespeichert: Packliste, Checkliste vor der Abfahrt und Rezeptsammlung.

Umsetzung der Reiseplanung in Notion

Die Basis bei Notion ist eine Seite oder eine Datenbank. Bei der Reiseplanung arbeite ich mit einer Seite. Dort sind verschiedene “Basic Blocks” eingefügt. Mit einem Slash / bekommt man immer alle verfügbaren Blocks angezeigt und kann den passenden wählen.

Ich verwende für meine Urlaubsplanung die folgenden Blocks:

Cover

Das hat eigentlich noch nichts mit der Urlaubsplanung zu tun, erzeugt aber Vorfreude und Urlaubsstimmung: Ein passendes Bild raussuchen und als Header-Bild auf der Seite der Reiseplanung verwenden. Ebenso kann man ein zum Urlaub passendes Icon wählen. Damit kann man schon der Reisevorbereitung einen gewissen “Mood” geben.

Das gilt auch für das Zitat, das man einfügen kann. “Enjoy every Moment” war das Motto, unter das ich unsere letzte Reise nach Frankreich an die Atlantikküste gestellt hatte.

Toggle List

Damit wird ein aufklappbarer Bereich erzeugt, in den verschiedene Elemente einfügen werden. Der Vorteil ist, dass die Seite übersichtlicher ist, da man nicht direkt alle Einträge zu Beginn sieht.

Ich nehme die Toggle Liste für die einzelnen Kategorien (To-Do, To-Buy etc.) und führe darunter die einzelnen Punkte als Checkboxen auf. Nach Erledigung werden sie abgehakt und sind dann durchgestrichen.

In den aufklappbaren Bereich kann man aber auch alle anderen Blöcke setzen. Für die Aktivitäten nehme ich z.B. eine Datenbank – dazu weiter unten mehr. Und für manche Punkte habe ich innerhalb der Toggle Liste noch einmal eine Toggle Liste. So gibt es in der Kategorie To-Buy für jedes Geschäft noch mal eine eigene Toggle List (Drogerie, Supermarkt, Baumarkt…).

Eigene Seiten

Es gibt Bereiche in der Reiseplanung, die umfangreicher sind als nur ein Punkt, der abgehakt werden muss. Diese bekommen dann eine eigene Seite. Auf der Haupt-Seite “Reiseplanung” steht dann der Seitentitel, beim Klick darauf öffnet sich die neue Seite. (Auch das kann natürlich in eine Toogle Liste eingepflegt werden.)

Ein Beispiel dafür ist unsere Essensplanung. Dazu haben ich über /Page eine neue Seite erstellt mit dem Titel “Campingrezepte”. Darin sammle ich alle Rezeptideen, die mir für den Campingurlaub passend erscheinen. Diese Seite bleibt bei jeder neuen Urlaubsplanung bestehen und wird laufend erweitert.

Oder auch die Packliste. Die will ich mir evtl. auch ausdrucken und das geht einfach besser, wenn sie als eigene Seite angelegt ist.

Der Vorteil von Seiten ist auch, dass sie einzeln aufgerufen werden können, also unabhängig von der Hauptseite “Reiseplanung”. Somit kann man sie als Favorit speichern oder in anderen Projekten verknüpfen.

Dankenbanken

Die große Stärke von Notion sind die Datenbanken. Damit kann man Dinge auflisten, verschiedene Tags zuordnen und die Ansicht individuell gestalten.

Ich nutze die Datenbanken in der Reiseplanung für die Aktivitätenübersicht. Dort kann ich dann z.B. die ULR speichern und Tags vergeben. In diesem Fall nehme ich u.a. Region, Art der Aktivität, kostenfrei/kostenpflichtig. Während der Reise können wir dann auf diese Liste zugreifen und nach passenden Einträgen filtern. Bei einer Rundreise kann man sich so z.B. immer die passenden Aktivitäten für die jeweilige Region anzeigen lassen.

Fotos einfügen

In Notion kannst du in jedem Block auch Fotos einfügen. In meiner Rezeptesammlung gibt es Fotos aus Zeitschriften und Kochbüchern, die ich somit nicht extra abtippen muss. Oder ich plane schon mal die Reiseroute auf Google Maps und füge sie als Screenshot mit ein. In die Aktivitäten-Datenbank kann ich Bilder der Ausflugsziele einfügen, damit man auch visuell schon eine Vorstellung davon bekommt.

Wiederverwendbarkeit

Nach dem Urlaub dupliziert ich die Seite „Reisevorbereitung“ und passe sie für eine neue Reise wieder an. Viele Dinge bleiben für jeden Urlaub gleich, z.B. Hörspiele downloaden, Katzensitter organisieren, Ferien-Spielzeug-Tasche packen. Die Checkboxen werden wieder angeklickt und die Aufgaben sind als To-Do oder To-Buy wieder offen.

Auch die Seiten “Packliste”, “Checkliste vor Abfahrt” etc. bleiben immer bestehen.

Aber mit jedem Urlaub können Tasks, Bilder oder ganze Blöcke neu eingefügt werden. Und die Listen werden weiter verbessert und angepasst.

Und da die alten Reiseplanungsseiten bestehen bleiben, kann man auch dort immer wieder reinschauen, wenn man Infos daraus braucht.

Nachteil von Notion

Zwei Dinge sind es, die meiner Meinung nach an Notion abschreckend sein können: 1. Es ist nur online verfügbar und 2. es kann den Nutzer überfordern.

Erstmal zum 2. Punkt. Der große Vorteil von Notion ist auch im gleichen Maßen dessen Nachteil: es gibt einfach wahnsinnig viele Nutzungsmöglichkeiten. Das wirkt auf den ersten Blick abschreckend und hindert einen vielleicht daran, überhaupt mit Notion anzufangen. Aber keine Angst: du kannst nichts kaputt machen! Probiere einfach ein bisschen rum und mit der Zeit wirst du immer vertrauter mit dem Tool und kannst die für dich richtige Nutzungsweise heraus finden.

Es gibt im Netz sehr viele Anleitungen für Notion. Ich habe mir einige gelesen und mir viele Videos angeschaut. Daraus habe ich Inspirationen mitgenommen und einzelne Funktionen kennen gelernt. Aber im Endeffekt habe ich dann beim Arbeiten mit Notion selbst mein System darin gefunden.

Und zu Punkt 1: Notion ist eine webbasierte App und kann eben darum nur online verwendet werden. Das kann im Urlaub, wenn man nicht aufs heimische WLAN zugreifen kann, evtl. ein Problem werden. Wobei ja in fast allen Länder der Internetzugriff über mobile Daten besser funktioniert als in Deutschland – selbst in abgelegenen Gegenden. Somit hatten wir damit noch nie Probleme.

Zudem findet die meiste Bearbeitung ja vor der Reise statt. Während des Urlaubs nutze ich Notion hauptsächlich, um auf meine Inhalte zuzugreifen, z.B. die Liste mit den Campingrezepten. Aktiv darin arbeiten tue ich eher weniger.

Eine Möglichkeit einzelne Seiten auch offline zu nutzen, ist, eine Seite zu öffnen während man mit dem Internet verbunden ist. Diese bleibt dann geöffnet und man kann auch offline darauf zugreifen. Aber: Änderungen werden erst gespeichert, wenn man wieder online ist und man kann keine andere Seite öffnen, da diese ja nicht geladen werden. Mit diesem Wissen könnte man z.B. eine Seite einrichten, auf der alles gespeichert ist, auf das man während dem Urlaub zugreifen muss. Wenn diese dann geöffnet bleibt, hat man alle wichtigen Informationen immer abrufbar.

Fazit

Notion kann Notizbücher, Excellisten und viele andere Online-Tools problemlos ersetzen. Wenn man sich erst einmal reingefuchst hat, erleichtert es einem das Leben, da man in den vielen Aufgaben des Alltags einfacher den Überblick behält. (Man kann es auch als Habit-Tracker, Journal, etc. nutzen – darum soll es jetzt aber nicht gehen.)

Und um bei den Urlaubsvorbereitungen die Vorfreude nicht schon durch Stress und Chaos zu zerstören, hilft eine gute Planung und Organisation ungemein. Hier kann Notion DAS Tool werden, das die Vorfreude auf den Urlaub nochmal steigert und dir hilft, einen entspannten Reisestart zu haben.

Wenn du mal ein Video zu meiner Urlaubsplanung in Notion sehen möchtest, schau doch auf meinem Instagram-Kanal vorbei. Dort habe ich in den Highlights die Story gespeichert, in der ich mein Planung in Notion zeige (”Reiseplanung”). Ein paar Dinge habe ich zwischenzeitlich auf meiner Reiseplanungsseite geändert, aber du bekommst trotzdem einen guten ersten Eindruck, was mit Notion möglich ist.

Nutzt du Notion? Und wenn ja, für welche Projekte? Ich freue mich sehr über jeden Kommentar!